¿Qué son las 5S?

¿Cuántos minutos al día pierde tu equipo buscando una llave, un plano o la última versión de un archivo?

Las 5S son el método más efectivo para ordenar el puesto de trabajo de forma que lo que se necesita esté siempre a mano, a la vista y en condiciones. Se llaman así por cinco palabras japonesas que empiezan por S, y nacieron en las fábricas de Japón, muy ligadas al sistema de producción de Toyota.

Aunque parezca una campaña de orden y limpieza, no lo es. Es una forma de conseguir que el puesto trabaje para la persona, y no al revés.

Las cinco fases son

1. Seiri – Clasificar. Separar lo que se usa de lo que no. Lo que no se usa, fuera.
2. Seiton – Ordenar. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Lo que más se usa, más cerca.
3. Seiso – Limpiar. Limpiar también es inspeccionar: una fuga de aceite se ve antes en un suelo limpio.
4. Seiketsu – Estandarizar. Dejar claro cómo debe estar el puesto. Por escrito o, mejor, con una foto.
5. Shitsuke – Mantener. Convertirlo en hábito, con revisiones cortas y frecuentes.

Las tres primeras se ven. Las dos últimas son las que deciden si dentro de tres meses seguirá igual.

Dónde se nota de verdad

En un taller, en el panel de herramientas con la silueta de cada una dibujada: si falta una, lo sabes de un vistazo. En un almacén, en ubicaciones marcadas que cualquiera entiende el primer día. Y en una oficina, en esa carpeta compartida donde conviven «presupuesto_final», «presupuesto_final_v2» y «presupuesto_final_BUENO».

Porque las 5S no son solo cosa de planta. Cualquier sitio donde se busca algo más de una vez al día es candidato.

Detrás de todo esto hay un desperdicio muy concreto: el movimiento. Cada paso de más para ir a buscar algo es tiempo que nadie paga y que nadie ve. Lo conté con más calma en la edición de Ingenio Lean sobre los 7 desperdicios, donde el orden del puesto aparece como una de las soluciones.

El error más habitual

Hacer las 5S como quien hace limpieza de primavera. Un sábado con todo el equipo, contenedores llenos, fotos del antes y del después… y a las seis semanas, el puesto vuelve a estar como estaba.

No falla el método. Fallan las dos últimas S. Sin un estándar claro y sin alguien que lo revise de forma rutinaria, el desorden vuelve solo. Siempre.

Por eso es mejor empezar pequeño y sostenerlo que empezar a lo grande y abandonarlo.

Tu propuesta para mañana

Elige un solo sitio: un cajón, una estantería o el escritorio de tu ordenador. Dale 15 minutos.

• Aparta todo lo que no hayas usado en el último mes. En planta se le pone una tarjeta roja: si nadie lo reclama en unas semanas, se va.
• Coloca lo que queda según lo que más usas.
• Haz una foto de cómo ha quedado. Esa foto es tu primer estándar.

Dentro de una semana, vuelve a mirar. Si sigue igual, ya has hecho tus primeras 5S. Si no, ya sabes cuál es la S que te falta.